1. Le fonctionnement est fondé sur la responsabilité personnelle – le mandat – du ou de la membre dans la gestion de la coopérative.
2. Le but visé est de permettre à chaque membre de contribuer à la gestion de la coopérative selon ses compétences, habiletés, aptitudes, expériences, qualités et intérêts, dans un esprit coopératif et d’entraide.
3. À l’aide d’un formulaire des intérêts et compétences rempli en février de chaque année, les compétences, habiletés, aptitudes, expériences, qualités et intérêts de chacun-e des membres sont identifiés et compilés.
4. L’ensemble des tâches à effectuer pour que la coop fonctionne adéquatement sont identifiées par mandats et décrites dans des fiches-mandat.
5. La fiche-mandat indique la procédure à suivre pour mener à bien la tâche et identifie des résultats vérifiables à l’aide d’indicateurs précis.
6. Le conseil d’administration, en se basant sur la compilation du formulaire intérêts et compétences, répartit les mandats auprès des membres.
7. Les mandats ne sont pas répartis en assemblée générale parce qu’il est plus difficile de dire que tel-le membre ne peut assumer une responsabilité pour une raison ou une autre, alors qu’en CA il est possible d'en parler librement.
8. La répartition des fiches-mandat entre les membres a lieu au cours des premières réunions du CA après l’AG annuelle, c’est-à-dire entre les mois d’avril et de juin.
9. Deux personnes sont responsables de la coordination de ce processus : 1. le ou la membre du CA responsable de la participation des membres 2. le ou la membre de la coop responsable des fiches-mandat.
10. Les mandats sont assignés pour 2 ans. Cependant, lors de la première année de mise en œuvre, soit en 2006, la moitié des mandats seront assignés pour un an.
11. Les mandats sont regroupés en équipes thématiques : finances, relations sociales, secrétariat, entretien et sélection.
12. Chaque équipe a un-e responsable qui s’assure de son bon fonctionnement et qui fait périodiquement des rapports au C.A. 13. Au début de chaque exercice, soit entre mai et juin, les équipes thématiques se réunissent afin de déterminer si des réunions seront nécessaires et, si oui, qui devra se réunir. Cette réunion servira aussi à déterminer si un-e membre a besoin d’appui ou de formation pour accomplir son mandat.
14. Les équipes thématiques ont la responsabilité d’encadrer et d’appuyer le travail des mandataires et d’assumer les tâches qu’une seule personne ne pourrait assumer seule.
15. Dans le cas d’une absence ou d’une incapacité d’un-e membre de remplir son mandat pour une courte période, le ou la membre a la responsabilité de trouver un-e remplaçant-e pour accomplir son mandat.
16. Lors de la rencontre annuelle de renouvellement de la signature du contrat de membre, en juin, l’administrateur ou l'administratrice responsable de la participation des membres et la personne responsable des mandats remettent et font signer à chacun-e des membres sa fiche-mandat, qui est alors jointe au contrat de membre.
17. Lors de cette rencontre, le ou la membre est sensibilisé-e sur l’importance de son engagement et est invité-e à agir de façon diligente dans l’accomplissement de son mandat.
18. Chaque année, l’accomplissement des mandats fait l’objet d’une évaluation par l’administrateur ou l'administratrice responsable de la participation des membres et la personne responsable des mandats, qui déterminent si le mandat a été adéquatement rempli.
19. Dans le cas où il y aurait des ajustements nécessaires ou des manquements, l’administrateur ou l'administratrice responsable de la participation des membres et la personne responsable des mandats rencontrent le ou la membre et essaient d’obtenir des garanties quant à l’accomplissement de ses responsabilités. Des félicitations peuvent aussi être adressées aux personnes qui accomplissent bien leur mandat.
20. Dans le cas de manquements graves ou répétés ou de refus d’assumer ses responsabilités, le/la responsable fiches-mandat en avise le C.A., qui prend les mesures appropriées.
21. L’ensemble du fonctionnement et de la répartition des tâches en fiches-mandat fait l’objet d’une révision périodique. Par exemple, après un an de la mise en œuvre, puis à tous les 2 ans.
22. Un calendrier des activités sera établi de façon statutaire : février : formulaire des intérêts et compétences avril : assemblée générale annuelle mai/juin : le CA répartit les mandats + renouvellement des contrats de membre + signature des fiches-mandat juin : réunion annuelle des équipes thématiques
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